Processos logísticos: o que são e como otimizar

Os processos logísticos são atividades interligadas que garantem a produção e distribuição de uma mercadoria, abrangendo desde o recebimento de matérias-primas até a entrega do produto para o cliente final.

Os principais processos logísticos, são:

• Recebimento de materiais
• Armazenagem
• Gestão de estoque
• Processamento de pedidos
• Picking e packing
• Transporte
• Gestão de fornecedores
• Distribuição
• Logística reversa
• Monitoramento e rastreamento

Incorporar tecnologias avançadas, como sistemas de rastreamento softwares de gestão de estoque e automação de pedidos, são ótimas estratégias para otimizar processos, reduzindo a margem de erro e aumentando a eficiência operacional.

Neste artigo, além de explicar mais sobre esses processos essenciais, elaboramos um passo a passo prático para aprimorá-los, visando uma operação mais ágil, eficiente e alinhada aos objetivos da empresa. 

Desde a compreensão dos processos fundamentais até a implementação de boas práticas, ferramentas de gestão e fluxogramas, este texto está completo e repleto insights valiosos para fortalecer sua gestão e impulsionar a logística empresarial.

Conheça a Imersão Executiva da ImLog e conheça as práticas, tendências e tecnologias da NOVA logística

Quais são os principais processos logísticos e suas funções?

A supply chain está cada vez mais dinâmico e ágil, o que indica que quanto mais uma empresa entende sobre processos, mais preparada ela está para identificar gargalos e oportunidades de melhoria. Na logística, cada etapa conta. 

A seguir, você compreende quais são os principais processos logísticos e suas funções:

Recebimento de materiais

Envolve a verificação e registro minuciosos dos produtos recebidos, garantindo a concordância com as especificações quantitativas e qualitativas do que foi pedido. No momento em que matérias-primas chegam à empresa, a equipe de recebimento deve realizar uma conferência minuciosa, verificando a qualidade e quantidade dos produtos e conferindo se está conforme o pedido.

Armazenagem

Esse processo aloca os produtos em estruturas de armazenagem estratégicas, considerando fatores como demanda sazonal, velocidade de movimentação e características específicas dos itens, elementos essenciais da logística de armazenagem.

Gestão de estoque

A gestão de estoque envolve a checagem constante dos níveis de inventário, evitando excessos ou faltas, além de otimizar a utilização do espaço no armazém.

Processamento de pedidos

Essa etapa envolve recebimento, análise e preparação de pedidos para envio, garantindo rapidez e precisão no atendimento ao cliente.

Picking e packing

Enquanto o picking realiza a coleta eficiente dos produtos no estoque, o packing prepara os itens para o transporte, embalando de modo que cheguem com o mínimo de avaria.

Transporte

Uma das etapas mais conhecidas da logística, a gestão do transporte cuida para que os produtos cheguem aos clientes, seja por terra, mar, ar ou ferrovia.

Gestão de fornecedores

A gestão de fornecedores estabelece e mantém relações estratégicas com fornecedores, assegurando a qualidade e pontualidade das entregas. Estabelecer uma comunicação eficiente é crucial.

Distribuição

Responsável pela roteirização eficiente, pensa no transporte e rotas inteligentes para entregar produtos aos clientes finais, minimizando custos e prazos. Assim como na armazenagem, esta etapa busca fazer uma distribuição inteligente dos produtos.

Para exemplificar melhor, confira o vídeo da NetSuite sobre gerenciamento de distribuição:

Logística reversa

A logística reversa gerencia o retorno de produtos, seja por devoluções, reciclagem ou descarte adequado, tornando-se uma prática cada vez mais comum entre empresas.

Monitoramento e rastreamento

Esse processo utiliza tecnologias para fornecer visibilidade em tempo real sobre a localização e status dos produtos na cadeia de suprimentos.

Processos logísticos: exemplos

A aplicação prática e adequada dos processos logísticos é essencial para garantir o funcionamento da logística. Por isso, separamos alguns exemplos concretos que ilustram como eles podem se desdobrar na realidade da empresa. Confira:

Recebimento de Materiais

No momento em que matérias-primas chegam à empresa, a equipe de recebimento deve realizar uma conferência minuciosa, verificando a qualidade e quantidade dos produtos e conferindo se está conforme o pedido.

Armazenagem

Realizar uma armazenagem inteligente ou até mesmo uma armazenagem sustentável podem ser abordagens ideais para essa etapa. Isso inclui a alocação estratégica de produtos no armazém considerando fatores como frequência de movimentação, a sazonalidade e a facilidade de acesso.

Gestão de Estoque

Utilizando sistemas de gestão de estoque, a empresa pode monitorar em tempo real os níveis de inventário, evitando excessos que poderiam resultar em obsolescência ou faltas que iriam impactar não apenas a produção, mas também a satisfação do cliente.

A tecnologia pode ser um grande impulsionador nessa frente. Em 2023, por exemplo, a C&A e a Palantir revolucionaram a gestão de estoque logística utilizando inteligência artificial.

Processamento de Pedidos

Assim que a equipe responsável pelo processamento de pedidos recebe as solicitações dos clientes, deve verificar a disponibilidade em estoque e preparar os produtos para envio prezando pela agilidade e otimização do tempo.

Picking e Packing

Já no centro de distribuição, colaboradores realizam o picking, coletando os produtos solicitados, e o packing, embalando-os de forma segura e eficiente para o transporte.

Transporte

O transporte pode envolver a coordenação de frotas internas, terceirização de serviços de entrega ou parcerias com um operador logístico especializado. Essa escolha vai depender da sua escala e necessidades.

Em 2023, uma startup captou R$3 milhões com solução de gestão de frotas automotiva, enquanto outra logtech pretende se tornar um Super App de gestão de frotas, reforçando que esse mercado está em pleno crescimento.

Gestão de Fornecedores

Estabelecer comunicação eficiente com fornecedores é crucial. Essa etapa inclui a negociação de prazos, garantia de qualidade e avaliação contínua do desempenho de cada parceiro.

Distribuição

Assim como na armazenagem, a logística distribuição considera fatores geográficos, demanda regional e otimização de rotas visando entregas mais rápidas e redução de custos logísticos, sendo um dos pilares da eficiência operacional.

Logística Reversa

A logística reversa deve definir fluxos assertivos para gerenciar devoluções de produtos, reciclagem de materiais ou descarte ambientalmente consciente. O projeto de logística reversa da Havaianas é um dos mais conhecidos e bem-sucedidos do país, mas ainda existem muitos desafios e oportunidades para o e-commerce e o varejo avançarem na logística verde.

Monitoramento e Rastreamento

A utilização de tecnologias como RFID, GPS e sistemas de monitoramento em tempo real permitem rastrear a localização e status dos produtos ao longo de toda a cadeia de suprimentos, garantindo mais visibilidade e agilidade caso alterações de rota sejam necessárias.

Esses exemplos destacam como a aplicação eficiente dos processos logísticos é fundamental para garantir operações fluidas, economizando e prezando cada vez mais por uma abordagem customer centric, ou seja, que coloca o cliente no centro da operação.

O que são processos logísticos e qual a sua importância?

A essência da logística empresarial é a gestão eficiente e estratégica do fluxo de materiais, informações e recursos, o que garante que os produtos alcancem seu destino final de maneira otimizada dentro do prazo estabelecido.

Nesse contexto, os processos logísticos ou mesmo os processos internos, desempenham um papel crucial, representando as diversas etapas e operações que compõem a cadeia de suprimentos. Tido como uma sequência de atividades interligadas, os processos logísticos utilizam uma abordagem sistemática que permite uma visão abrangente e estruturada das operações logísticas.

Uma vez que as empresas compreendem sua relevância, conseguem ganhar produtividade e reduzir custos. A seguir, destacamos como processos logísticos bem definidos impulsionam os resultados:

• A definição precisa de cada etapa reduz desperdícios e impulsiona a melhoria contínua;
• Com processos otimizados, os custos operacionais são melhor gerenciados, contribuindo para uma gestão financeira mais eficiente.
• Uma cadeia logística com processos bem definidos resulta em entregas pontuais, melhorando a satisfação do cliente e fortalecendo a reputação da empresa.
• Processos claros facilitam a adaptação a mudanças no mercado, demanda do cliente e cenários econômicos, oferecendo maior vantagem competitiva.

Em suma, compreender o que são processos logísticos e reconhecer sua importância estratégica é um passo fundamental para qualquer negócio que busca se destacar em um ambiente empresarial cada vez mais concorrido. 

Vantagens de definir processos logísticos

Ao definir processos logísticos, as empresas encontram diversas vantagens. A seguir, destacamos as principais:

Visibilidade na cadeia de suprimentos

Uma definição clara dos processos proporciona visibilidade ao longo da cadeia de suprimentos, facilitando o rastreamento e monitoramento de cada etapa.

Maior sustentabilidade

A otimização dos processos pode resultar em práticas mais sustentáveis, reduzindo o impacto ambiental das operações logísticas.

Facilitação da tomada de decisões

Com processos definidos e dados confiáveis, os gestores têm informações mais precisas para embasar suas decisões estratégicas. A definição clara e eficiente dos processos logísticos não é apenas uma prática recomendada, é uma estratégia essencial para construir resiliência e uma cadeia sustentável.

Ao entender a sinergia desses processos, as empresas podem identificar áreas de melhoria, implementar estratégias mais eficientes e manter a flexibilidade necessária para adaptar-se às demandas do mercado. 

Não existe um processo mais importante que outro, todos devem trabalhar juntos para que a logística aconteça e a cadeia de suprimentos funcione adequadamente.

Como criar processos em uma empresa passo a passo

A definição de processos logísticos é essencial para o bom funcionamento da operação, mas nem sempre, um gestor ou founder sabe como criá-los e organizá-los de maneira eficiente. 

Isso gera ineficiência e pouco resultado, já que não basta conhecer os processos, é preciso entender como criá-los de maneira estruturada e levando em consideração as necessidades de cada empresa.

 Vamos ver as etapas essenciais para a definição e organização bem-sucedida desses processos:

Etapa 1: análise 

Antes de criar ou otimizar qualquer processo, é fundamental compreender sua cadeia de suprimentos. Nessa etapa, faça uma análise abrangente, desde a aquisição de matérias-primas até a entrega final ao cliente.

Você deve avaliar buscando gargalos e ineficiências que possam estar prejudicando a produtividade. Ao mesmo tempo, identifique oportunidades para melhorias, como redução de custos ou aumento da agilidade.

Etapa 2:  definição de objetivos claros

Estabeleça metas e objetivos específicos para cada processo logístico que você tem. Essas metas devem ser mensuráveis e alinhadas aos objetivos gerais da empresa.

Etapa 3: mapeamento de processos atuais

Documente minuciosamente os processos logísticos existentes, destacando cada etapa, os responsáveis e os recursos envolvidos. Isso proporciona uma visão clara do estado atual.

Etapa 4: desenvolvimento de procedimentos padrão

Crie procedimentos operacionais padrão (POPs) para cada processo logístico. Esses documentos detalhados devem fornecer diretrizes claras sobre como cada etapa deve ser executada. Esse é um ótimo documento para ter sempre à mão, ideal para analisar de tempos em tempos.

Etapa 5: treinamento

Não basta definir processos, eles devem ser realizados de maneira adequada. Garanta que a equipe esteja treinada para operar sob os novos processos. Definir uma abordagem de treinamento contínuo é o ideal para manter a eficiência ao longo do tempo, assim como a qualidade da execução.

Evite mudanças abruptas sem comunicação prévia ou tempo de aprendizado. Implemente as alterações de maneira gradual, permitindo a adaptação dos colaboradores e monitorando de perto os impactos no dia a dia.

Etapa 6: otimização e avaliação contínua

Muitos gestores têm dúvida sobre o que é uma logística integrada. Ao estabelecer processos, surge uma ótima oportunidade para isso, integrando tecnologias e ferramentas de gestão que possam otimizá-los.

Sistemas de rastreamento, software de gestão de estoque e outras soluções podem melhorar significativamente a eficiência. Monitore regularmente o desempenho dos processos, colete feedbacks e esteja preparado para realizar ajustes conforme necessário.

Ao seguir essas etapas, as empresas podem criar uma base sólida para processos logísticos eficientes, adaptáveis e alinhados aos objetivos estratégicos da organização. 

Conheça a Imersão Executiva da ImLog e conheça as práticas, tendências e tecnologias da NOVA logística

Fluxograma de processos: o que é como fazer um

O fluxograma é uma ferramenta visual que ilustra etapas, sequências e decisões de processos ou fluxos de trabalho. É a forma mais simples de mapear e visualizar um processo de maneira simples e rápida, além de ajudar a entender rapidamente onde podem estar eventuais gargalos.

Para ilustrar, vamos considerar um fluxograma para o “Processo de Recebimento de Materiais”:

• Início: processo de recebimento de materiais
• Recebimento de materiais: inclui etapas como descarregamento, verificação inicial e registro.
• Verificação de qualidade: representa uma decisão. Se os materiais passam na verificação de qualidade, o fluxo segue para a próxima etapa; caso contrário, pode haver um loop de retorno para resolver problemas.
• Armazenagem: inclui atividades como alocação de espaço no armazém e registro do material recebido.
• Atualização do estoque: indica a atualização dos sistemas de gestão de estoque com as novas informações recebidas.
• Finalização: representa o fim do processo.

Lembre-se, os símbolos e a estrutura exata podem variar com base nas convenções específicas da sua empresa ou preferências pessoais. Atualmente, existem muitas plataformas e ferramentas  gráficas para criação de fluxogramas, entre elas Miro, Microsoft Visio, Lucidchart, ou mesmo papel e caneta.

15 Ferramentas de gestão de processos para utilizar

Escolher a ferramenta certa dependerá das necessidades específicas da sua empresa e das preferências da equipe. Certifique-se de selecionar uma que se alinhe aos seus objetivos de gestão de processos e que seja fácil de integrar à sua operação.

#1 – Microsoft Visio

Uma ferramenta popular para criação de fluxogramas e diagramas, oferecendo uma variedade de formas e modelos.

#2 – Lucidchart

Uma plataforma baseada na web para criar diagramas e fluxogramas colaborativos com recursos de compartilhamento em tempo real.

#3 – Trello

Ideal para gestão visual de tarefas e projetos. Permite a criação de quadros, listas e cartões para acompanhar o progresso.

#4 – Asana

Uma plataforma de gerenciamento de projetos que ajuda a organizar tarefas, atribuir responsabilidades e monitorar o status.

#5 – Jira

Especialmente eficaz para equipes de desenvolvimento ágil, o Jira facilita o rastreamento de tarefas, bugs e histórias de usuários.

#6 – Monday.com

Uma plataforma de trabalho remoto que oferece ferramentas visuais para gerenciar projetos, tarefas e equipes.

#7 – BPMN (Business Process Model and Notation)

Uma notação padrão para modelagem de processos de negócios, com várias ferramentas online disponíveis.

#8 – Kissflow

Uma plataforma de automação de processos que permite criar e otimizar fluxos de trabalho sem a necessidade de codificação.

#9 – Zapier

Ideal para automação de processos, Zapier integra várias ferramentas, permitindo a execução de ações automáticas entre elas.

#10 – Process Street

Uma ferramenta de checklist e automação de processos, útil para criar, rastrear e otimizar procedimentos operacionais.

#11 – Gliffy

Permite criar diagramas de fluxo, organogramas e mapas mentais para visualizar e comunicar processos complexos.

#12 – Google Workspace (Antigo G Suite)

Oferece aplicativos como Google Docs, Sheets e Slides, facilitando a colaboração em tempo real e a criação de documentação de processos.

#13 – KiSSFLOW:

Uma plataforma de automação de processos que permite criar formulários personalizados, aprovações e fluxos de trabalho.

#14 – Pipefy

Uma ferramenta de gestão de processos que facilita a criação, automação e acompanhamento de fluxos de trabalho.

#15 – Draw.io

Uma ferramenta online gratuita para criar diagramas e fluxogramas, integrada ao Google Drive e Dropbox.

Processos logísticos: boas práticas de otimização para aplicar na sua empresa

A implementação eficiente de processos logísticos exige não apenas uma compreensão sólida dos elementos individuais de cada etapa da cadeia, mas também a aplicação de boas práticas que impulsionam maior sinergia entre as atividades. 

A seguir, separamos algumas boas práticas que irão ajudar a sua empresa a aprimorar os processos logísticos:

Tenha uma comunicação eficiente

Garantir que todos os setores envolvidos nas atividades estejam bem informados e alinhados é essencial. Uma comunicação transparente minimiza mal-entendidos e reduz a possibilidade de erros.

Automatize os processos

Incorporar tecnologias avançadas, como sistemas de rastreamento softwares de gestão de estoque e automação de pedidos, não apenas reduz a margem de erro, mas também aumenta a eficiência operacional.

Não subestime a análise de dados

Utilizar análises de dados para avaliar o desempenho dos processos, identificar padrões e antecipar tendências permite ajustes proativos, contribuindo para um sistema ágil.

Implemente políticas de sustentabilidade

A pauta sustentável está cada vez mais relevante. Integrar práticas sustentáveis aos processos logísticos atende diretamente as expectativas crescentes dos consumidores, além de resultar em economias significativas de recursos.

Faça networking e colabore

Desenvolver relações sólidas com fornecedores, transportadoras e outros parceiros na cadeia de suprimentos contribui para a confiabilidade, benchmarking e oportunidades.

Gestão de Riscos

Estar preparado para desastres naturais, problemas de fornecimento ou flutuações no mercado, ajuda a mitigar impactos adversos nos processos logísticos. Embora não possamos controlá-los, fazer uma boa gestão de riscos garante ações rápidas, mitigando eventuais perdas. 

Ao aplicar essas boas práticas, as empresas podem criar uma base sólida para processos logísticos que não apenas atendam às necessidades do presente, mas também estejam preparados para enfrentar os desafios do futuro.

Conheça a Imersão Executiva da ImLog e conheça as práticas, tendências e tecnologias da NOVA logística