Processos internos: como aprimorar rápido [10 estratégias]

Aprenda a otimizar processos internos por meio deste guia prático e direto ao ponto. Descubra como aumentar a produtividade da equipe.
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Processos internos eficientes são o coração de uma empresa que oferece boas experiências aos clientes. Eles geram mais agilidade no tempo de resposta, focam em soluções assertivas e aumentam a confiança e satisfação dos clientes. Mas afinal, como você pode extrair o melhor deles? A resposta é: otimizando!

Os processos internos podem ser descritos como atividades interligadas para entregar valor para o cliente e para a empresa, afinal, definem como as tarefas devem ser realizadas, quem são os responsáveis por executá-las e quais recursos serão necessários. 

Em outras palavras, os processos internos são fundamentais para facilitar o trabalho. Neste texto, compartilhamos 10 estratégias que podem ser utilizadas para ganhar produtividade e eficiência. 

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Por que aprimorar os processos internos? 

Além de aproximar diferentes setores, alinhando múltiplas perspectivas e solucionando conflitos, priorizar a otimização de processos internos evita falhas, facilita a gestão de negócios e impulsiona a logística empresarial. Confira outros benefícios.

  • Ajuda a diminuir custos operacionais.
  • Auxilia na construção de diferenciais competitivos.
  • Alinha expectativas e tende a aumentar o desempenho da equipe.

Boas práticas para otimização

Melhorar processos internos impacta diretamente nos resultados, mas como fazer isso da melhor maneira? Separamos um passo a passo que deve servir como um guia essencial para otimização de processos.

  • Mapeie os processos de todos os setores.
  • Tenha uma visão ampla de como as tarefas são realizadas e proposta de melhorias.
  • Estabeleça fluxos de comunicação e rituais de gestão com foco no alinhamento geral e integração das áreas.

10 Estratégias para melhorar processos internos

Mapeamento de processos

Não subestime o poder de um bom mapeamento de processos. É nesse momento que você terá um diagnóstico claro da situação atual e como pode melhorar o fluxo de atividades.

Passe por cada área,  identifique o que é executado e como. Analise cuidadosamente cada fluxo e entregável e para entender a atividade de outra perspectiva, envolva os responsáveis. Com isso, é possível desenvolver uma visão abrangente sobre como a empresa está operando e pontos de melhoria.  

Atualização constante

A otimização faz parte de qualquer processo. Isso significa que mesmo quando um fluxo já foi melhorado precisa ser revisitado continuamente, analisado parte por parte. Em empresas com uma cultura mais avessa à inovação pode ser um desafio implementar essa mentalidade de mudança, mas para evoluir junto ao mercado e ao consumidor, é necessário buscar por aprimoramento de modo recorrente, visando ganhar a preferência dos clientes e impulsionar os resultados.

Definição de metas e objetivos

Os processos são essenciais para que uma companhia atinja seus objetivos e metas. Por isso, olhe para os processos internos como um caminho mais eficiente para chegar onde deseja. Essa analogia pode ilustrar a importância de encontrar o melhor fluxo, o mais otimizado, atual e sem atrito possível. 

Portanto, entenda as metas da companhia e faça um paralelo com os processos que guiam o dia a dia, entendo como podem ser melhorados. 

Maior integração entre as áreas

Os silos organizacionais podem drenar a energia e desalinhar a equipe. Afinal, quando diferentes departamentos trabalham com autonomia sem estarem integrados, a empresa perde sinergia. Para evitar perda de produtividade e falta de rumo, garanta que as áreas conversem entre si, entendendo como cada tarefa ou processo impacta outros setores. Vale ressaltar que manter rituais de gestão, como reuniões de alinhamento e brainstorming, são ótimas opções para aproximar diferentes áreas. 

Comunicação é vital para otimizar processos internos

A comunicação é um dos pilares de qualquer negócio bem-sucedido e essa mentalidade também se estende aos processos internos. Eles devem ser comunicados e do conhecimento de todos, para que possam ser executados da melhor forma possível. A comunicação interna evita mal entendidos, alinha expectativas e gera insights de melhorias estratégicas. Para isso, utilize canais oficiais como email ou Slack, centralizando as mensagens.

Participação da equipe

Os processos internos são criados e realizados por pessoas. Chamar o time para pensar e desenvolver novas ideias ou implementar testes, além de ajudar a aumentar o engajamento, é um modelo de gestão colaborativo, que reforça o senso de pertencimento e responsabilidade.

Se os processos não funcionam como estão, o primeiro a saber disso é um funcionário, por isso, chamá-lo para participar ativamente do desenvolvimento de soluções pode aumentar a produtividade, afinal, ele sabe exatamente os pontos fortes e gargalos daquele fluxo de atividades.

Capacitação e desenvolvimento

Chamar o time para “jogar junto” pode ser um grande passo para criar processos internos eficazes, mas é só parte do trabalho. Investir na capacitação e desenvolvimento dos funcionários ajudará a potencializar suas habilidades, criando talentos que sabem não apenas sobre sua rotina diária, mas também que entende do negócio e pode propor melhorias estratégicas. 

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A perfeição não existe

Atingir a perfeição pode drenar a energia da equipe e envolver muito dinheiro. Lembre-se que a mentalidade deve ser de aprimoramento contínuo, feito pouco a pouco com embasamento em dados, tendências e insights do próprio negócio. 

Nesse sentido, a metodologia PDCA pode ser uma opção a ser testada. Ao funcionar como um ciclo, garante que os processos sejam sempre revistos e aprimorados. 

O ideal é que o insumo de qualquer melhoria sejam os clientes, que demandam cada vez mais dos negócios, seja por uma experiência mais conveniente, atendimento omnichannel ou mesmo, produtos mais inovadores e relevantes para o dia a dia. 

Indicadores-chave de desempenho potencializam os processos internos

Os indicadores-chave de desempenho são cruciais para identificar se os processos (e propostas de melhoria)estão atendendo as expectativas. Defina KPIs que ajudarão a mensurar os resultados de maneira objetiva e estratégica, acompanhando os status regularmente. 

Baseado em metas previamente estabelecidas, é possível compreender a evolução das tarefas, impactos positivos e negativos, mudanças significativas e aquilo que está deixando o negócio mais perto ou longe de atingir os resultados. Lembre-se: os dados são úteis, mas é preciso transformá-los em conhecimento relevante, que realmente irão ajudar a tomar as melhores decisões.

Tecnologia

É quase impossível falar de otimização sem falar de tecnologia. Atualmente, existe uma ampla gama de soluções, ferramentas e softwares que ajudam a melhorar, agilizar e automatizar processos, facilitando a criação e gestão de tarefas. 

Faça uma pesquisa de mercado e entenda as ofertas que possam ter mais sinergia com o negócio. Trabalhar no workflow da companhia pode ser uma grande oportunidade de expandir, criando uma vantagem competitiva que ajudará a encontrar a estratégia de crescimento ideal. 

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  • Amanda Moura

    Amanda Moura é formada em Ciências Sociais e do Consumo pela Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM) e se dedica a estudar comportamento, consumo e tendências.

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