Seja companhias multinacionais ou startups do Vale do Silício, todo negócio precisa entender como criar processos para funcionar, a grande diferença, está na abordagem.
Embora importante, nem todo processo é útil ou funciona como deveria. Nesse artigo, vamos explicar o passo a passo para sua empresa não apenas criar processos que realmente façam sentido para o dia a dia, mas também, entender como gerenciá-los. Confira!
O que é gestão de processos?
O foco da gestão de processos é justamente aplicar uma cultura de melhoria contínua na empresa. Ao mapear e gerenciar todos os processos, identifica como cada um contribui para o funcionamento do negócio, e também como se integra para ajudá-lo a alcançar seus objetivos.
Em geral, processos ajudam a reduzir custos, aumentar eficiência e a qualidade do produto, por isso, devem ser acompanhados e mensurados, afinal, são fundamentais para que a empresa cumpra sua proposta de valor.
Por que investir na gestão de processos?
Tudo que uma empresa se propõe a entregar nasce de um processo, por isso, quanto mais eficiente eles forem desenhados para ser, melhor.
Além de gerar vantagem competitiva, investir em uma boa gestão de processos ajuda os colaboradores. Eles passam a entender melhor funcionamento da empresa, o papel da sua área de atuação e mais especificamente, a sua função.
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Quais são os principais tipos de gestão de processos organizacionais?
Existem duas principais metodologias de gestão de processos no mercado: a gestão funcional e a sistêmica.
Tida como a mais tradicional e utilizada pelas companhias, a gestão funcional apresenta um modelo mais conservador em relação aos processos – segue a hierarquia funcional da empresa e é determinada pela especialização de trabalho, focando mais em metas internas e menos no cliente.
A gestão sistêmica, por sua vez, tem um viés mais amplo, e tende a avaliar os processos da empresa em sua totalidade, ou seja, é muito menos específica.
Diferente da gestão funcional, o modelo sistêmico é mais voltado para o cliente – investe tempo em entender como os setores internos se comunicam, mas é orientada a entender os processos de dentro para fora – como os processos afetam a experiência do cliente.
É importante destacar que não existe gestão certa e errada, e sim a que funciona para os objetivos da companhia. Muitos negócios utilizam ambas, a depender da situação e do output desejado.
5 métodos de gerenciamento de processos
No mercado existem muitas ferramentas e métodos com o objetivo de otimizar processos. Essa escolha não precisa ser definitiva, no entanto, deve está sempre alinhada com os objetivos de negócios e na satisfação do cliente.
Lembre-se: o desempenho é tão importante quanto a experiência do cliente final.
A seguir, separamos 5 métodos populares entre empresas com forte orientação a processos:
- PDCA: um dos mais famosos e conhecidos do mercado, ajuda na melhoria contínua, afinal, é um ciclo que se repete indefinidamente;
- Lean Manufacturing: com foco na redução de custos e ganho de eficiência, o objetivo aqui é é entregar o maior valor utilizando o mínimo de recursos;
- Kaizen: ferramenta que nasce do Lean Manufacturing e que ajuda na melhoria rápida (cerca de 30 dias) padronizando processos da produção;
- Seis Sigma: ao coletar dados de cada etapa da produção e analisá-los, tende a eliminar falhas e resíduos do sistema.
- BPM – Business Process Management: idenficia gargalos ao mapear, identificar e conhecer profundamente processos empresariais
Independente da abordagem de gerenciamento ou método que sua empresa utiliza, o objetivo sempre é melhorar o desempenho e a integração de diferentes áreas.
Não crie apenas processos, crie processos estratégicos
Empresas como Walmart, FedEx e McDonald’s são conhecidas por seus serviços e produtos consistentes, confiáveis e de baixo custo, e constantemente, precisam melhorar uma ampla gama de processos operacionais.
Mas e se dissermos para você que a maioria das empresas não precisam de ajustes contínuos em todos os processos para sempre?
As startups, por exemplo, não estão preocupadas em melhorar seus processos continuamente, estão focadas em colocar um novo produto na rua no melhor tempo possível, mesmo que ele não esteja perfeito. Essa mentalidade fez toda a diferença para o funcionamento dessas operações, e principalmente, para sua rentabilidade.
Uma das escolas de negócios mais renomadas e conhecidas no mundo, Harvard, defende que as empresas com produtos de grande sucesso, como um medicamento patenteado ou um celular inovador, podem ser extremamente ineficientes na produção, entrega e serviço e ainda assim ter sucesso.
Empresas como Google, Apple e Nike competem oferecendo os melhores e mais recentes produtos, e nenhuma delas concentra na excelência em todos os processos – pelo contrário.
O processo no qual eles precisam se concentrar para alcançar ou manter a liderança do setor é o desenvolvimento de produtos. Essa é a abordagem estratégica que mudo o jogo.
Como criar processos estratégicos: o sucesso começa quando o negócio foca no que importa
As prioridades estratégicas tendem a mudar ao longo do tempo, e com elas, os processos também se transformam, tornando-se mais ou menos importantes.
Mudanças de liderança, ciclos econômicos, fusões e aquisições, pressões dos acionistas, reorganizações e alterações nos sistemas de incentivos, podem afetar diretamente as prioridades estratégicas de uma empresa.
Em meio a mudanças em tantos fatores que influenciam processos, aqueles focados na melhoria contínua devem ajudar a gestão a entender onde alocar energia e tempo, e principalmente, onde não concentrar esforços.
Nesses momentos, é fundamental entender, traduzir e contextualizar a estratégia competitiva do negócio. Em outras palavras, a empresa precisa ser capaz de desenvolver uma estratégia de melhoria de processos que contemple poucas atividades mas que sejam significativas.
Portanto, a melhoria contínua é essencial para a rentabilidade, mas saber onde, quando e quais melhorar é a diferença entre empresas que crescem ano após anos daquelas estagnadas nos próprios números.
Identificando processos que valem a pena
A seguir, compartilhamos um resumo de Harvard que se propõe a destacar diferenças na potencial relevância estratégica de vários tipos de melhoria de processos, de acordo com os objetivos e o prazo. Confira:
- Objetivos: ganhos
- Prazo: curto prazo / relevância média.
- Oportunidades: redução de custos; atendimento/retenção de clientes.
2. Objetivo: ganhos
- Prazo: longo prazo / Alta relevância.
- Oportunidades: melhoria da produtividade; atendimento ao cliente/retenção/grande empresa.
3. Objetivo: crescimento
- Prazo: curto prazo / Baixa relevância
- Oportunidades: negócios; modo de inicialização; produtos de grande sucesso; especialistas em vendas.
4. Objetivo: crescimento
- Prazo: longo prazo / Alta relevância.
- Oportunidades: novas plataformas de infraestrutura; integração (uma empresa); integração de fusões e aquisições; atendimento/retenção de clientes.
Uma vez que sua empresa precisa melhorar, é muito mais simples integrar os processos, entendendo como cada um está te deixando mais perto – ou não – dos seus objetivos de negócio.
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