Ferramentas para gerenciar equipes auxiliam na organização, acompanhamento das atividades e desempenho, tornando-se quase indispensáveis para melhorar a produtividade.
Otimizar processos internos nem sempre é fácil. Muitas vezes a organização individual se sobrepõe a do time e as informações se perdem em meio a fluxos de trabalho independentes e pouco produtivos.
Nesse cenário, as ferramentas de gestão de equipes podem servir para guiar os esforços de todos rumo aos objetivos, tanto do setor quanto da empresa.
Neste texto, reunimos uma lista de ferramentas que visam melhorar a organização de tarefas e projetos, com opções para empresas de todos os tamanhos e segmentos. Confira!
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Lista: 16 ferramentas para gerenciar equipes
Existem ferramentas para uma ampla gama de necessidades e objetivos empresariais. No entanto, todas têm foco em gerenciar equipes e projetos, facilitando a execução de atividades, ajudando com prazos, comunicação e colaboração entre equipes.
- Asana
- Trello
- Jira
- Monday.com
- ClickUp
- Notion
- Agendor
- Pipefy
- STRATWS One
- Slack
- Basecamp
- Google Workspace
- Microsoft Teams
- Zoho Projects
- OpenProject
- GanttPRO
Asana
A ferramenta Asana tem uma proposta robusta para o gerenciamento de projetos e tarefas. Com recursos como quadros Kanban, controle de tempo e relatórios, facilita a colaboração entre a equipe e a visualização do progresso dos projetos. Por ser fácil de integrar com outras ferramentas e sistemas, a implementação costuma ser rápida, o que também é um ponto a ser considerado.
Trello
O Trello é bastante conhecido e popular no Brasil. É uma plataforma intuitiva baseada na metodologia Kanban, onde as tarefas são organizadas em quadros e cartões. É excelente para times que preferem uma abordagem visual para gerenciar fluxos de trabalho e tarefas. Um dos pontos fortes da ferramenta é a simplicidade da interface, que permite uma rápida adoção e configuração. O Trello pode ser utilizado para planejar campanhas, monitorar projetos de desenvolvimento ou organizar tarefas diárias, sendo muito intuitivo.
Jira
A Jira é bastante utilizada por equipes que trabalham no desenvolvimento de software. Com funcionalidades para gerenciamento de projetos ágeis, rastreamento de bugs e sprints, é ideal para manter o controle sobre todos os aspectos do ciclo de desenvolvimento. A implementação da Jira ajuda as equipes a priorizar tarefas, monitorar progresso e resolver problemas de maneira eficiente, integrando-se bem com outras ferramentas.
Monday.com
Flexível e adaptável, a monday.com é uma plataforma com recursos para gerenciamento de tarefas, quadros Kanban e automação e relatórios, oferecendo uma visão clara do progresso. Sua implementação pode melhorar a organização e a eficiência, permitindo que os gestores personalizem os fluxos de trabalho conforme as necessidades específicas da equipe.
ClickUp
O ClickUp é versátil e oferece uma série de funcionalidades relevantes, incluindo gerenciamento de projetos, tarefas, documentos e chat. Ideal para equipes que buscam uma solução completa, permite a centralização de todas as atividades em uma única plataforma.
Notion
O Notion vem ganhando popularidade nos últimos anos, fazendo sucesso entre negócios que valorizam a personalização e a integração. Conhecido como um espaço de trabalho modular e altamente personalizável, inclui organização de notas, tarefas, projetos e wikis. Sua flexibilidade permite que as empresas criem estruturas personalizadas para gerenciar suas informações e colaborar mais facilmente. Um dos pontos fortes no Notion é que ele pode aprimorar o processo de compartilhamento de conhecimento na empresa.
Agendor
Essa opção nacional é uma ferramenta para gerenciar equipes com uma ampla gama de recursos para organização de contatos, vendas, marketing e atendimento ao cliente. Ideal para empresas que buscam melhorar seu relacionamento com os clientes e otimizar processos de vendas, o Agendor facilita o acompanhamento de leads e a análise de desempenho da equipe. Sua implementação pode proporcionar insights valiosos sobre o ciclo de vendas.
Pipefy
Pipefy é uma plataforma nacional que ajuda a automatizar fluxos de trabalho e processos, oferecendo recursos como Kanban, formulários, aprovações e relatórios. Empresas que desejam padronizar e otimizar seus processos operacionais podem aproveitar ainda mais suas funcionalidades.
STRATWS One
Também nacional, a STRATWS One ajuda na gestão de desempenho e na definição de metas, acompanhamento de resultados, feedback entre outras funções importantes. Ideal para empresas que desejam alinhar os colaboradores com os objetivos estratégicos, tende a fortalecer a cultura de alto desempenho e engajamento dentro da organização.
Slack
Bastante utilizado no ambiente corporativo, o Slack é uma plataforma de comunicação instantânea que oferece chat em grupo, canais individuais, chamadas de voz e vídeo, além de integrações com diversas ferramentas. Pode ser essencial para melhorar a comunicação interna e a colaboração em tempo real, centralizando as comunicação e reduzindo a dependência de e-mails. Pode ser mais eficiente para gerenciar a comunicação do que as atividades ou projetos da empresa.
Basecamp
O Basecamp é uma ferramenta colaborativa que promove um espaço central para a comunicação, compartilhamento de arquivos, gerenciamento de tarefas e acompanhamento de projetos. É ideal para equipes que precisam de uma solução mais completa que o Slack, por exemplo, unificando a gestão de projetos, atividades e comunicação.
Google Workspace
Utilizado por empresas de diferentes portes e segmentos, o Google Workspace oferece um conjunto de ferramentas de produtividade do Google, incluindo Gmail, Agenda, Drive, Docs, Sheets, Slides e Meet. Essa solução funciona para negócios que buscam maior integração no dia a dia, além de ferramentas que simplificam a comunicação e a colaboração.
Microsoft Teams
O Microsoft Teams é uma plataforma de comunicação e colaboração que oferece chat, chamadas de vídeo, compartilhamento de arquivos e integração com outras ferramentas da Microsoft. Ideal para empresas que já utilizam o ecossistema Microsoft, o Teams pode ser implementado para melhorar a comunicação e a colaboração, centralizando todas as interações.
Zoho Projects
O Zoho Projects é uma solução abrangente para a gestão de projetos, oferecendo recursos como kanban, controle de tempo, relatórios e colaboração. É possível realizar o planejamento, acompanhamento e gerenciamento da agenda de atividades de maneira simples e integrada.
OpenProject
Como o nome já sugere, o OpenProject é um software de gestão de projetos de código aberto, ou seja, é um modelo descentralizado, que permite que qualquer pessoa possa acessar e melhorar suas funções. Seus recursos incluem controle de tempo, relatórios, kanban, entre outras funcionalidades. Por ser aberto, é ideal para negócios que buscam soluções personalizadas, econômicas e flexíveis.
GanttPRO
O GanttPRO é uma ferramenta focada em diagramas de Gantt, ideal para visualizar prazos, dependências e o progresso do projeto. Seu funcionamento é ideal para times que precisam acompanhar cronogramas complexos e interdependentes, oferecendo uma visão detalhada das atividades e prazos, impactando diretamente na execução dos projetos.
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Benefícios de utilizar ferramentas de gestão de equipes
As ferramentas para gerenciar equipes podem melhorar o nível de colaboração, organização e comunicação entre os funcionários.
Impulsiona a organização e a comunicação
Alguns dos maiores benefícios das ferramentas de gestão é facilitar o fluxo de informações, permitindo que todos estejam na mesma página quando o assunto é estratégia e execução de tarefas. Recursos como kanban, quadro de tarefas, checklists e centralização da comunicação reduzem a chance de erros e mal entendidos, além de diminuir o número de reuniões síncronas.
Melhora a eficiência
Ao automatizar tarefas repetitivas, é possível enviar lembretes, criar relatórios e apresentações rapidamente, fazendo com que a equipe foque em estratégias ao invés de atividades operacionais. Além de impulsionar a produtividade, funções como cronômetros e rastreadores ajudam a gerenciar melhor o tempo disponível para cada tarefa.
Fortalece o trabalho em equipe
Recursos como comentários, anotações e menções, disponíveis em praticamente todas as ferramentas, facilitam o processo de colaboração em tempo real, facilitando o engajamento e a geração de insights valiosos. Também é possível manter todos atualizados sobre qualquer mudança ao longo do desenvolvimento do projeto.
Melhore o processo de tomada de decisões
Ao visualizar relatórios e dashboards sobre o progresso de cada projeto ou estratégia, a gestão consegue tomar decisões embasadas, identificando tendências e pontos de melhoria que podem ser rapidamente implementados. Ao analisar métricas de desempenho e KPIs, é possível maximizar o impacto positivo e diminuir ações ineficientes. Nesse contexto, use as ferramentas de análise para identificar padrões e otimizar o fluxo de trabalho alocando recursos de maneira eficiente.
Promove maior desenvolvimento
As ferramentas para gerenciar equipes podem complementar o PDI, estabelecendo metas individuais para os colaboradores. Investir em recursos como reconhecimento e recompensas também pode ser um modelo de gestão fundamental para promover engajamento e desenvolvimento, motivando o time a tocar projetos, celebrar sucessos e aprender com eventuais falhas. Utilizar ferramentas de feedback pode ser interessante para construir uma relação de confiança e transparência entre líder e liderado.
Leia também: rituais de gestão.
Ferramentas para gerenciar equipes: dicas e boas práticas de implementação
Antes de tudo, é essencial ter uma coisa em mente: a ferramenta certa é aquela que ajudará a empresa a alcançar os seus principais objetivos. Depois de escolher a opção que melhor se encaixa na realidade do negócio, o próximo passo é entender como integrá-lo na operação.
A seguir, separamos algumas boas práticas essenciais para tomar a melhor decisão:
- Avalie as necessidades do time antes de escolher qualquer solução.
- Teste algumas opções diferentes para ver qual funciona melhor para a realidade do negócio.
- O ideal é começar com uma ferramenta simples, adicionando funcionalidades mais avançadas conforme necessário.
- Treine os colaboradores para usar a ferramenta de forma eficaz.
- Colha feedbacks regularmente, buscando melhorar o fluxo de trabalho e tarefas.
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